Projektmanagement bei einem internationalen Automobilzulieferer
Projektmanagement bei Automobilzulieferern wird oft erst dann sichtbar, wenn Probleme entstehen. In diesem Fall führten Kundenbeschwerden zu einer Analyse: Uneinheitliche Projektmanagement Standards und fehlende Transparenz gefährdeten Projekte zeitlich und finanziell.
Ein internationaler Automobilzulieferer stand genau vor dieser Situation. Die Vielzahl an Kundenbeschwerden machte deutlich, dass die Ursachen nicht in Einzelfehlern lagen, sondern strukturell im Projektmanagement verankert waren.
Ausgangslage
Bei weiterer Untersuchung zeigte sich eine Herausforderung, die in vielen Industrieunternehmen zu beobachten ist: Eine übergeordnete Struktur im Projektmanagement fehlte vollständig. Es gab keine zentrale Projektmanagementleitung, jede Tochtergesellschaft arbeitete nach eigenen Standards.
Die Folge war ein Flickenteppich an Prozessen, fehlende Vergleichbarkeit und keine klare Priorisierung. Der Informationsfluss für Kunden war unzureichend – Projekte gerieten zunehmend unter Zeit- und Kostendruck.
Ablauf
Als erfahrene Projektmanagementexperten mit einem Fokus auf internationale Industrieunternehmen wussten wir, dass hier mehr möglich war als nur einzelne Probleme zu lösen. Schnell wurde klar, dass nicht einzelne Projekte die Ursache waren, sondern die zugrunde liegende Struktur im Projektmanagement.
Unser erster Schritt war deshalb, Transparenz zu schaffen. Wir sammelten die vorhandenen Informationen, machten Abläufe sichtbar und analysierten die bestehenden Strukturen im Detail. Darauf aufbauend folgte eine gründliche GAP-Analyse, um zu identifizieren, welche Elemente fehlten und wo Abweichungen von etablierten Projektmanagement-Standards lagen.
Unsere Lösung war klar: Ein einheitlicher globaler Ansatz im Projektmanagement. Wir entwickelten eine Masterstruktur, die für alle Standorte gültig war und sich an internationalen Standards orientiert. Ziel war eine klare, transparente und vor allem steuerbare Projektlandschaft, die nicht von einzelnen Bereichen abhängig ist, sondern als Ganzes funktioniert.
Gleichzeitig zeigte sich, dass viele Herausforderungen nicht in den Prozessen selbst lagen, sondern in der Zusammenarbeit der beteiligten Bereiche. Abteilungen arbeiteten entlang ihrer eigenen Ziele, ohne die Auswirkungen auf andere ausreichend zu berücksichtigen. Probleme entstanden dadurch vor allem an den Schnittstellen – wurden jedoch oft nicht als solche erkannt.
Deshalb haben wir bewusst nicht nur die Struktur, sondern auch die Zusammenarbeit der Fachbereiche und Führungskräfte in den Mittelpunkt gestellt. In Workshops arbeiteten wir gemeinsam mit den Teams an den Prozessflowcharts und machten Abläufe Schritt für Schritt transparent.
Dabei ging es nicht nur um die Darstellung von Prozessen, sondern um das gemeinsame Verständnis. Wir diskutierten, ob alle relevanten Beschreibungen zu Input, Output, Schnittstellen und Verantwortlichkeiten vorlagen, prüften die hinterlegten Dokumente und hinterfragten, ob die Rollen sinnvoll besetzt sind.
Ein entscheidender Punkt war die realistische Betrachtung der Ressourcen und der vorhandenen Stärken in den einzelnen Bereichen. Durch diese Perspektive entstand nicht nur mehr Klarheit, sondern auch ein anderes Verständnis füreinander. Teams konnten ihre Beiträge besser einordnen, Abstimmungen wurden zielgerichteter und die Zusammenarbeit deutlich strukturierter.
So entstand Schritt für Schritt nicht nur eine neue Projektstruktur, sondern ein gemeinsames Verständnis dafür, wie Projekte standortübergreifend funktionieren können.
Dauer des Auftrags
6 Monate Prozessoptimierung | 2 Workshops je 5 Tage und 1 WS 2 Tage mit Projektmanagement
Transformation und Ergebnis
Die Prozesse für die Projekte waren damit in den Prozessflowcharts klar und nachvollziehbar abgebildet. Gleichzeitig war sichergestellt, dass die entwickelten Projektmanagement-Konzepte nicht nur theoretisch funktionieren, sondern im Alltag anwendbar sind. Entscheidend war jedoch die Erkenntnis, dass nachhaltige Verbesserungen erst durch eine gezielte Steuerung der Schnittstellen zwischen den Prozessen entstehen.
Deshalb entwickelten wir eine umfassende Prozesslandkarte, die alle relevanten Abläufe und ihre Verbindungen über die Fachbereiche hinweg sichtbar machte. Erstmals wurde deutlich, wie die einzelnen Prozesse entlang der Produktentstehung – von den vorgelagerten bis zu den nachgelagerten Schritten – tatsächlich zusammenwirken.
Zur Ergänzung entstand ein visuelles Story-Poster, auf dem alle potenziellen Projekte in eine gemeinsame Darstellung eingebettet wurden. Die Teilnehmer konnten ihre Projekte entlang der jeweiligen Akquisephase als Schiffe und entlang des Produktentstehungsprozesses als Inseln bewegen. Dadurch wurde aus einer abstrakten Struktur ein greifbares Gesamtbild.
Die Wirkung war unmittelbar spürbar. Zum ersten Mal konnten alle Beteiligten das gesamte Projektgeschehen auf einen Blick erfassen. Zusammenhänge wurden verständlich, Abhängigkeiten sichtbar und Entscheidungen deutlich einfacher.
Gleichzeitig veränderte sich die Zusammenarbeit. Das Story-Poster machte das Projektmanagement persönlich, die Kommunikation wurde offener und die Abstimmung zwischen den Bereichen deutlich zielgerichteter. Probleme wurden nicht mehr isoliert betrachtet, sondern im Gesamtkontext verstanden und gelöst.
Mit dieser Transparenz entstand ein Projektmanagement, das nicht nur strukturiert ist, sondern aktiv gesteuert werden kann – über alle Bereiche und Standorte hinweg.
Fazit
Das Ergebnis zeigte sich auf mehreren Ebenen: Es entstand ein standardisiertes Projektmanagement mit weltweiter Gültigkeit, das erstmals eine klare Vergleichbarkeit und Steuerbarkeit der Projekte ermöglichte. Effizienz und Effektivität verbesserten sich spürbar, die Kundenzufriedenheit stieg und die Entwicklungskosten konnten reduziert werden.
Noch entscheidender war jedoch die Veränderung im Arbeitsalltag. Projektleiter gewannen an Orientierung und Klarheit, Entscheidungen konnten fundierter getroffen werden und die Zusammenarbeit wurde deutlich strukturierter. Durch die visuelle Darstellung im Story-Poster wurden Projekte greifbar – und damit auch besser steuerbar.
Projektmanagement wurde damit nicht nur effizienter, sondern für alle Beteiligten nachvollziehbar und aktiv gestaltbar.
Mit Visomo entsteht ein Projektmanagement, das nicht nur auf dem Papier funktioniert, sondern im Unternehmen wirkt.
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